Le concept se nomme « madocBOX ». Opérationnel depuis plusieurs mois, il est l’œuvre d’un entrepreneur de l’Yonne, Joël CHAUDY qui possède plus d’une idée dans sa besace en matière d’innovation et d’ingéniosité. Simple d’accès, utile dans son usage au quotidien, d’un coût modéré selon les besoins et sécurisé, le produit pourrait à brève échéance révolutionner la sauvegarde et l’archivage des documents. Ceux qui sont indispensables dans les entreprises, certes, mais aussi parmi les cellules familiales…

NEUVY-SAUTOUR : Quelle est aujourd’hui votre orientation professionnelle sur le territoire ?

Je me spécialise depuis quelques années dans le développement d’applications métiers sur-mesure (tableaux de bord, deviseurs, EDI, calculateurs, CRM, GED, interfaçage de données, etc.).

 Au départ, l’idée est venue d’une demande d’un client que j’accompagnais depuis plusieurs années. Il cherchait une solution pour un deviseur spécifique. Comme il ne la trouvait pas, je lui ai dit « faisons-le ! ». Le bouche-à-oreilles a fait le reste. Il m’a permis de développer depuis beaucoup d’outils et d’applications métiers en interfaçage avec des logiciels et bases de données déjà existantes dans les entreprises.

Dans le développement spécifique, il n’y a pas de limites ni contraintes et quasiment tout est possible ! Mes clients n’avaient pas idée qu’il était possible de leur créer une solution « logicielle » compatible multi plateformes (PC, tablette et smartphone) par leur entreprise locale.

Parlez-nous de cette nouvelle application MadocBox initiée depuis peu ?

Le concept est parti de discussions avec plusieurs de mes clients, notamment des cabinets d’assurances qui recherchaient une solution alliant le partage de documents, une sauvegarde externalisée grâce à un outil simple d’utilisation sur le principe du glisser-déplacer.

Cette solution accessible sur PC/tablette/smartphone, compatible tout environnement (PC ou Mac), possède un hébergement dédié et sécurisé pour totalement protéger leurs données. Par les nombreuses fonctionnalités, il intègre un système d’auto-classement des documents, un système de notification par mail lors d’un dépôt ou d’une modification d’un document, un stockage de n’importe qu’elle type de documents (fichiers ou formulaires), un interfaçage avec leur base de données clients, une plateforme évolutive pour y ajouter ultérieurement des modules métiers, une solution économique sans coût de licence utilisateur,…

Bref, vous comprendrez qu’au départ, cela peut faire penser à une solution de GED (Gestion électronique de documents) mais que « madocBOX » va bien au-delà au niveau fonctionnel qu’un simple classeur documentaire.

Quelle différence existe-t-il avec une GED ?

Le produit a été conçu pour répondre aux besoins des personnes qui n’avaient pas encore trouvé la solution qu’elles recherchaient : intuitive, rapide, sécurisée, évolutive et personnalisable.

Par exemple, à ma connaissance, seule « madocBOX » permet la fonction du glisser-déplacer de documents depuis le bureau Windows vers la GED, de la GED vers le bureau et de la GED vers elle-même. « madocBOX » vous permet de transporter les données de votre entreprise lorsque vous êtes en déplacement avec la possibilité de consulter, ou d’ajouter un document en utilisant votre téléphone comme un scanner et de notifier les personnes que vous voulez. Il s’interface avec votre base de données clients et permet ensuite de créer des espaces sécurisés pour chacun. C’est une solution économique sur un principe d’abonnement uniquement basée sur une quantité de stockage sans tenir compte du nombre d’utilisateurs ni du nombre de documents stockés.

A qui s’adresse ce nouveau concept ?

La gamme « madocBOX » se décline aujourd’hui en trois versions : famille, pro, et premium : pour répondre aux attentes d’un usage domestique (centralisation et partage sécurisé de tous les documents administratifs d’une famille entre tous les membres), associatif (centralisation et partage des documents relatifs à la structure entre les membres du bureau mais aussi des adhérents), TPE ou PME (solution de GED avec une plateforme dédiée, personnalisable et évolutive, avec un propre nom de domaine et un certificat SSL).

A titre d’exemple, elle intègre déjà des modules additionnels développés spécifiquement pour les cabinets d’assurances (auto-classement de contrats, devis, sinistres, édition de cartes vertes en masse, accès à la fiche de chaque client avec toutes les coordonnées cliquables depuis les téléphones : SIRET, adresse, téléphone).

Pourquoi harmoniser et classer ses documents est-il aussi important de nos jours ?

A mon sens, la centralisation des documents d’une entreprise a toujours été vitale pour gagner du temps lorsqu’un employé doit rechercher un document dont il ne se souvient plus Si celui-ci se trouve dans un de ses propres mails ou si c’est son patron qui l’avait reçu ou encore si le document ne se trouve pas sur le serveur de l’entreprise mais encore faut-il savoir à quel endroit !

Ce scénario est quotidien dans la plupart des entreprises et le temps cumulé perdu (non productif) à rechercher est considérable. En réalité, les documents sont quelque part mais le problème est de savoir où. Et cela s’avère d’autant plus vrai lorsque vous êtes chez un client et que celui-ci vous demande son contrat ou bien vous donne sa pièce d’identité que vous allez devoir conserver et être en mesure de la rechercher ultérieurement…

Cela concerne-t-il uniquement les pièces essentielles de notre quotidien ?

Non. Cela concerne également tous les documents nécessaires à conserver pour des raisons légales, des documents techniques utiles occasionnellement, des photos, des liens URL, etc.

Comment de manière pragmatique cela fonctionne-t-il ?

Le concept est accessible depuis n’importe quel navigateur Internet et depuis n’importe quelle plateforme PC, Mac, tablette ou smartphone. Une fois l’authentification passée, l’interface se présente sous forme de dossiers, sous-dossiers et des documents avec prévisualisation du contenu, rotation des visuels et droits d’accès à personnaliser par dossier et document par personne.

Par défaut, un document ajouté hérite des droits du dossier parent et vous pouvez notifier la personne que vous voulez pour qu’elle en soit informée. Vous pouvez déplacer des documents ou dossiers par une simple application du glisser-déplacer.

Quels sont les traits avantageux de ce dispositif ?

Un accès simple, rapide et sécurisé aux documents de l’entreprise. Mais aussi, un auto-classement des documents scannés dans les dossiers clients. C’est la possibilité de créer un document PDF regroupant plusieurs documents existants dans différents dossiers, en le personnalisant par un code couleur.

La recherche sur les noms, descriptions et mots-clés des documents comme des dossiers est facilitée. De même, une corbeille permet de garder une copie des documents ou dossiers supprimés On peut avoir un aperçu des documents PDF ou images. Quant à la sauvegarde, elle est externalisée avec possibilité d’importation et d’exportation.

Quelles sont les cibles prioritaires développées par la société JCONSEIL ?

En version PREMIUM, le concept est adapté à toutes les entreprises de plus de dix salariés souhaitant disposer d’une plateforme d’échange de documents connectés à leur base client avec une possibilité d’intégrer des modules complémentaires propres à ses processus métiers.

Quel en aura été le budget et les aides pour l’avoir créé ?

Ce projet a été financé à 100 % par JCONSEIL et représente plus de 600 heures de développement. L’entité prend également en charge 150 heures de développement chaque année pour faire évoluer le service et y ajouter des fonctionnalités demandées par les clients.

Quelle sera la stratégie de commercialisation et marketing pour le faire connaître autour de soi ?

La stratégie de commercialisation est basée sur la recommandation des clients et un réseau d’agents commerciaux indépendants.

Quels sont les premiers retours auprès de la clientèle à ce jour ?

Le produit est déployé notamment chez des agents d’assurances, des sociétés informatiques, des artisans, des professionnels qui globalement ont tous les mêmes retours à l’utilisation : simplicité, rapidité, fluidité, mobilité et productivité. « madocBOX » PRO et PREMIUM réduisent considérablement les échanges de mails pour demander ou s’envoyer des documents en toute sécurité.

Mais le plus bénéfique et important que je peux constater concerne la productivité. Grâce à un gain de temps et surtout une sérénité collective, il permet de disposer des documents nécessaires à chaque fonction de l’entreprise.

Enfin, précisons que la version familiale centralise tous les documents de la maison et les partage entre tous les membres qui peuvent y accéder à n’importe quel moment et n’importe où : pièces administratives (cartes d’identité, mutuelle, passeport, permis de conduire, RIB, données médicales), documents à conserver (copies des factures ou photos en cas de sinistre), etc.