Juste avant que ne tombe la décision irrévocable d’annuler sine die le futur évènement sportif de l’Yonne (le 27 août), le travail réalisé en matière de communication et d’information autour de ce premier rendez-vous était très bien ficelé en amont. Au plan national, c’est l’agence de relations presse parisienne, spécialisée dans le domaine du sport, de la forme et du bien-être, BernasCOM, qui avait eu le privilège de décrocher le budget pour en assurer la promotion auprès de nos confrères. Aujourd’hui, les gestionnaires du dossier tombent des nues…

 PARIS : Chargée des relations avec les médias, Sovannah HIM ne cache pas son désappointement. « Je suis stupéfaite devant cette décision si soudaine et abrupte… confie-t-elle. Membre de l’équipe de cette agence de communication de la capitale, elle assurait la gestion du dossier « CRAZY RACE FESTIVAL » depuis près de quatre mois. Sans qu’il n’y ait la moindre difficulté dans le mode opératoire et le comportement avec la société organisatrice, « RUN IN THE WORLD ».

Mais, depuis ce lundi 27 août et la date de l’annulation de l’évènementiel icaunais, les choses ont pris une tournure bien différente.

« Nous n’avons plus aucun contact avec le donneur d’ordre de cette opération… ». Rien de surprenant à cela. Puisqu’un son de cloche identique carillonne auprès des partenaires économiques et des futurs participants grugés à la même enseigne.

Pourtant, les engagements de l’agence parisienne auront été tenus. Spécialiste des relations avec les médias nationaux et régionaux, et notamment la presse spécialisée dans le sport, la forme et le bien-être en France, BernasCOM devait sensibiliser plus de 350 journalistes à grand renfort de communiqués de presse, dévoilant dans le moindre détail les arcanes pratiques de cette première animation en terre de Bourgogne.

Une cinquantaine de nos confrères, intéressés par l’angle insolite de cette épreuve ludique, avait pris soin de relayer abondamment l’information. Peu, en revanche, manifestèrent l’envie de se rendre sur place les 07, 08 et 09 septembre à Champs-sur-Yonne, lieu de l’évènement.

Une grossière erreur de communication de l’organisateur…

Jugeant la méthode choisie par l’organisateur (une simple information délivrée par un e-mail) inadaptée à la situation, les professionnels de l’agence de RP parisienne s’interrogent depuis sur la méthode et les moyens à mettre en œuvre pour atténuer l’effet catastrophique engendré par cette absence de sérieux de leur client.

« Ce n’est pas la première fois qu’une manifestation évènementielle est annulée, poursuit Sovannah, mais là où c’est inédit pour nous, c’est la méthode impromptue adoptée par l’organisateur ! ».

Double problématique : BernasCOM devra raviver ces jours-ci ses nombreux contacts médiatiques pour apporter un explicatif (qu’elle n’a pas de manière officielle) justifiant l’arrêt définitif du projet. Le plus délicat sera de procéder à la gestion des influenceurs qui, à la suite de plusieurs jeux concours spécifiques, avaient remporté des prix à faire valoir sur place le jour de l’évènement dans l’Yonne. D’où des annulations de titre de transport (beaucoup venaient de Paris) et de nuitées dans les complexes de l’hôtellerie icaunaise en perspective…

Un préjudice global de 50 000 euros pour les partenaires…

Parmi ses tâches à exercer, l’agence parisienne n’assurait pas le suivi des inscriptions. Pourtant, une estimation a été avancée concernant le nombre de participants ayant été identifiés au 24 août 2018 : environ 500 personnes.

Bien trop peu pour les objectifs sans doute démesurés de l’organisateur, la société « RUN IN THE WORLD », qui tablait sur une présence physique de plus de 4 000 participants pour atteindre son seuil de rentabilité financière.